Quy trình tổ chức một giải bóng đá - Phần 2
B. GIAI ĐOẠN II: CÁC HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ GIẢI ĐẤU
1. Gửi thư mời và đến các đội bóng tham dự giải và lên danh sách các đội tham dự.
Sau khi xác định đối tượng tham gia giải, gửi thư mời hoặc thông báo đến các đội bóng.
Quảng bá giải đấu trên sân, đưa thông tin về giải đến tới đối tượng sẽ mời tham gia thông qua website (nếu có), mail, các trang mạng xã hội, blog hoặc truyền thông tuỳ theo quy mô của giải đấu.
2. Mời tài trợ
Lên danh sách các nhà tài trợ khả thi: những đơn vị thân quen, những nhà cung cấp có liên quan đến lĩnh vực của đơn vị tổ chức, các đơn vị kinh doanh có đối tượng khách hàng thuộc phân khúc đối tượng tham dự giải đồng thời hỗ trợ phần quảng bá thương hiệu của họ thích hợp.
Cần lên kế hoạch mời tài trợ: Gửi thư mời và hồ sơ tài trợ, gặp gỡ trực tiếp... trước ít nhất 1-2 tháng vì họ cần có thời gian để xem xét, có thể phù hợp với ngân sách marketing và nhân sự của họ trước khi quyết định tham gia tài trợ.
3. Lễ bốc thăm
Sau khi chuẩn bị xong và thông qua những cuộc họp sơ bộ với các đội bóng để nắm mong muốn, tinh thần của họ. Chúng ta sẽ tổ chức một lễ bốc thăm, bao gồm đại diện tất cả các thành phần của giải: Ban tổ chức, ban giám sát, tổ trọng tài, đại diện các đội bóng và đơn vị truyền thông (nếu có). Tại buổi lễ này sẽ diễn ra các hoạt động: thông qua danh sách, điều lệ giải, kế hoạch tổ chức và bốc thăm chia bảng.
Việc thông qua danh sách thành viên đội bóng và điều lệ giải là cực kì quan trọng để tránh những khiếu nại, mâu thuẫn về sau. Chúng ta cần phải có 1 ban giám sát để kiểm tra kĩ việc này. Thông tin về thành viên các đội bóng và cần được công khai tới các đội.
Lễ bốc thăm cần diễn ra trước ít nhất 1 tuần trước khi bắt đầu lễ khai mạc chính thức.
4. Chuẩn bị, thuê mượn trang thiết bị, dàn dựng
- Dựa trên bảng kế hoạch chi phí và tài chính thu được. Chúng ta sẽ chi tiết và cụ thể hóa hơn nữa các hạng mục. Tiến hành thuê mượn hoặc mua sắm, chuẩn bị các hạng mục, tài liệu cần thiết cho giải và chuẩn bị lễ khai mạc giải.
C. GIAI ĐOẠN III: TRIỂN KHAI
Đến thời điểm này ta đã hoàn tất khâu chuẩn bị. Tiếp theo, chúng ta sẽ tổ chức lễ khai mạc và kiểm soát quá trình diễn ra giải bóng.
1. Lễ Khai mạc giải
Chuẩn bị cho lễ khai mạc giải: Xác định thành phần tham dự, khách mời, truyền thông, sắp xếp vị trí các thành phần tham dự, dàn dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị...kịch bản chương trình, nhân sự: MC, điều phối, lễ tân...
Trong lễ khai mạc của giải bóng đá sẽ có thêm lời tuyên thệ của tổ trọng tài và đại diện các đội bóng tham gia giải.
2. Kiểm soát quá trình diễn ra giải đấu:
Trước mỗi trận đấu, đại diện đội bóng sẽ làm thủ tục về biên bản trận đấu với trọng tài bàn và cho tiến hành thi đấu.
Luôn luôn có sẵn nhân viên y tế và bảo vệ thường trực để kiểm soát và bảo đảm an ninh cũng như các vấn đề về y tế.
Sau mỗi trận đấu hai đội ký vào biên bản trận đấu.
Lưu giữ biên bản trận đấu để làm tư liệu.
Đảm bảo quá trình diễn ra giải được suôn sẻ, linh động thay đổi và có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh.
3. Lễ bế mạc giải
Chuẩn bị cho lễ khai mạc giải: Xác định thành phần tham dự, khách mời, truyền thông, sắp xếp vị trí các thành phần tham dự, dàn dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị...kịch bản chương trình, nhân sự: MC, điều phối, lễ tân...
Trưởng đại diện BTC sẽ tổng kết các hoạt động của giải bóng và trao giải thưởng.
Sau lễ bế mạc tùy theo ngân sách các đội đã đóng góp ban đầu, chúng ta có thể tổ chức một buổi liên hoan cho các đội để có thêm thời gian giao lưu, gặp gỡ giữa thành viên các đội.
GIAI ĐOẠN IV: BAN TỔ CHỨC TỔNG KẾT – RÚT KINH NGHIỆM NỘI BỘ
Sau khi tổ kết thúc giải đấu, ban tổ chức sẽ có một cuộc họp nội bộ để tổng kết chi phí, đáng giá những điều đã và chưa làm được, rút ra những bài học kinh nghiệm để chuẩn bị cho những giải sau thành công hơn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét